Как ТОМ Event перестали тратить 3 дня на смету и стали собирать все за несколько часов

ТОМ Event – один из ведущих игроков на рынке технического обеспечения мероприятий. Это та самая команда, которая делает так, чтобы на площадке всё работало без сбоев: свет, звук, сцены, экраны – все под ключ. Они работают по всей России, с проектами любого масштаба, от камерных встреч до фестивалей на тысячи человек. И в каждом проекте – масса нюансов: что привезти, как собрать, когда монтировать и как всё это разбирать, чтобы уложиться в сроки. 

Масштабы разные, а одно остается постоянным: все должно быть четко, быстро и без факапов. 

‍

Раньше: 3 дня на одну смету, сложный и долгий расчет 

Каждый день в ТОМ Event – это поток запросов. И почти под каждый нужно собрать смету: свет, звук, сцена, логистика, монтажники, скотч. Много позиций. Много переменных. Все надо учесть, проверить на складе, утвердить с техслужбой, согласовать с клиентом и попасть в дедлайн. А шаблоны с прошлых мероприятий? Каждый проект уникален, и старые расчеты помогают лишь частично. 

‍

Почему ничего не подходило

До того как в их жизни появился Estimates.Guru, команда ТОМ Event постоянно ломала голову над расчетами. Хотелось инструмент, который бы с этим всем справлялся: и гибкий, и мощный, и понятный для менеджеров, а не только для программистов. Но подходящего решения на рынке просто не было. Всё либо слишком примитивное, либо тяжеловесное и «не про ивенты» вообще. 

‍

Excel сначала казался удобным, пока объемы данных не начинали расти. Потом – сплошной копипаст, сбившиеся формулы и бесконечные прокрутки таблиц.

Попробовали и софт для смет в строительстве. Но он оказался слишком громоздким и вообще не про ивенты: нет ни LED-экранов, ни мобильных сцен, ни всей этой специфики технического райдера. 

‍

‍

Переход на Estimates.Guru: «Заработало!»

Когда стало окончательно понятно, что ни Excel, ни сторонние программы не вытягивают, в ТОМ Event начали искать решение, которое можно встроить прямо в Битрикс24. 

‍

Команда хотела, чтобы инструмент:

• работал внутри их CRM (Битрикс24)
  
  
• подходил для специфики организации мероприятий
  
  
• экономил время. 

Нужно было, чтобы всё – от заявки до сметы – было в одном месте, без переключения между окнами и копирования данных вручную. Всё должно было работать как единый механизм – быстро, чётко и без головной боли.

‍

Выбор пал на Estimates.Guru. Почему? 

• можно учитывать не только количество техники, но и количество смен работы (что критично для мероприятий)
  
  
• расчёты и КП формируются прямо из карточки сделки
  
  
• ничего вручную переносить не нужно.

Самым большим плюсом оказалась именно гибкая система расчёта: идеально для нужд ивентов, со всеми их нюансами и нестандартными задачами.

‍

Например, один и тот же комплект света может монтироваться за сутки до события, работать в течение двух дней и демонтироваться ночью после. Всё это должно отражаться в смете. Estimates.guru оказался единственным, где это можно было удобно учитывать прямо внутри Битрикс24. 

‍

Плюсом стала и интеграция: ничего не пришлось изобретать заново, менеджеров не нужно переучивать, новые системы внедрять тоже не пришлось. Estimates.Guru просто встроился в привычный интерфейс Битрикса, и теперь сметы и КП собираются прямо в карточке сделки. 

‍

Сейчас: объемная смета за 5-6 часов, а не за 3 дня

С Estimates.Guru расчёты у ТОМ Event не просто упростились, а ускорились в разы. То, на что раньше уходил целый день, теперь делается за пару часов.

‍

Скорость
Если раньше на большую смету уходило 3–5 рабочих дней, то теперь – максимум 5–6 часов. Даже если проект непростой: с кучей техники, монтажом по сменам, логистикой и прочими «любимыми» нюансами.

‍

Удобство
Собирать смету стало проще: нужные позиции добавляются или исключаются в пару кликов. Особенно выручает, когда клиент что-то передумал, и нужно быстро обновить предложение.

‍

Красиво из коробки
Готовая смета сразу аккуратная и презентабельная. Не нужно вручную выравнивать таблицы, копировать в Word и наводить марафет. Просто нажал и готово к отправке.

‍

Надёжность
Ошибки из-за ручного ввода теперь в прошлом. Все расчёты и округления происходят автоматически. Менеджеры уверены в цифрах, клиенты – в прозрачности. И всем спокойнее.

‍

Что ещё изменилось

• Менеджеры стали работать спокойнее: меньше рутины – больше фокуса на клиента.
  
  
• Сделки закрываются быстрее: клиент получает расчёт почти сразу, пока горячий.
  
  
• Рабочий процесс перестал буксовать даже в загруженные месяцы.
  
  

Рекомендация

В ТОМ Event сервис рекомендуют от души: особенно тем, у кого проекты нестандартные и сложные, а обычные инструменты просто не вытягивают. Когда Excel начинает буксовать, а «строительные» программы только мешают – тут Estimates.Guru действительно справляется там, где остальные сдаются. Для команды ТОМ Event это уже не просто сервис, а часть повседневной работы.

‍

Если вы тоже работаете с мероприятиями, техникой, арендой или проектами, где одна и та же позиция может использоваться по сменам и дням – Estimates.Guru может стать для вас таким же удобным инструментом, как он стал для ТОМ Event.

‍